Gestión de Reservas para Proveedores

Tutorial sobre cómo gestionar las reservas desde el panel de control de Winedering

Lista de todas las reservas Ver detalles de la reserva Confirmar o Rechazar una reserva Actualizar la Fecha/Hora de la Reserva Cancelar una Reserva Confirmada Gestionar solicitudes de devolución personalizadas

Lista de todas las reservas

La lista de reservas se muestra automáticamente al hacer clic en el botón "Panel de control" del menú superior.

Para ver todas las reservas de todos modos, simplemente Inicia Sesion, haz clic en "Panel de Control"Haz clic en "Reservas" en la barra de la parte superior y ve a la sección "Reservas" en el "Área de Proveedores".

Estado de las Reservas

Cada reserva puede estar en un estado específico:

  1. A la espera de la Confirmación del Proveedor: este es el estado más importante para ti, ya que significa que la reserva está a la espera de ser confirmada o rechazada urgentemente.

  2. Cancelada por el Cliente: este estado significa que una reserva ya confirmada por el cliente (y quizás también por ti) ha sido cancelada por el cliente.

  3. Confirmado: este estado significa que la reserva ha sido confirmada tanto por ti como por el cliente.

  4. Completada: este estado significa que la reserva se ha completado con éxito.

Estado de liquidación de reservas

Winedering sólo le abonará la reserva en los siguientes casos:

  1. Cuando el estado es "Completado"

  2. Cuando el estado es "Cancelado por el cliente", pero el cliente lo canceló DESPUÉS de la fecha límite de cancelación gratuita.

Para más detalles sobre cuándo y cómo Winedering liquida sus reservas, consulte elmanual dedicado pinchando aquí.

Puedes filtrar las reservas por estado, nombre del cliente o código .

 
 

Ver detalles de la reserva

Para ver los detalles de una reserva, sólo tienes que seguir las instrucciones de arriba para acceder a la lista de reservas y hacer clic en el enlace de la primera columna de cada fila, que informa del código de la reserva y del texto "abierto".

Confirmar o Rechazar una reserva

Para confirmar o rechazar una reserva debes seguir, en primer lugar, las instrucciones de arriba para ver la página de detalles de una reserva específica. Una vez abierta tienes 3 botones a la izquierda:

  1. Confirmar

  2. Rechazar

  3. Editar la fecha/hora de la reserva (instrucciones en un párrafo aparte)

Si se hace clic en confirmar, se confirma la reserva al instante y el cliente recibe una notificación por correo electrónico. En este momento Winedering toma el importe total de la reserva de la tarjeta de crédito del cliente, por lo que el cliente no tendrá que pagar nada directamente en tu bodega.   (Haga clic aquí para comprobar cómo y cuándo recibirá el importe neto)
Si hace clic en rechazar, rechazará la reserva al instante y el cliente recibirá una notificación por correo electrónico. Eliminaremos automáticamente la autorización de pago en la tarjeta de crédito del cliente.    

Presta atención:

  1. Rechazar una reserva repercute drásticamente en la calidad de tu cuenta y en la clasificación/visibilidad de tus experiencias en winedering.com

  2. Puedes llamar o enviar un mensaje de texto al cliente para pedirle un cambio de fecha/hora antes de rechazar una reserva

A continuación, dos vídeos sobre cómo confirmar o rechazar una reserva

 
 
 
 


Actualizar la Fecha/Hora de la Reserva

Importante: ¡Ponte primero en contacto con el cliente para acordar una nueva fecha y obtener la autorización!

Antes de actualizar la fecha y/o la hora de una reserva, ¡DEBES OBTENER LA AUTORIZACIÓN DEL CLIENTE!.

Puedes cambiar la fecha y/o la hora de la reserva. Mira este vídeo para las instrucciones sobre cómo actualizar la fecha/hora de la reserva tras obtener la autorización del cliente.

Winedering enviará un correo electrónico al cliente inmediatamente después de procesar la solicitud. Sin embargo, no podemos garantizar que el correo electrónico sea recibido por el cliente debido a circunstancias fuera de nuestro control, como: acabar en la carpeta de spam o correo no deseado, ser enviado a una dirección de correo electrónico incorrecta, ser bloqueado o filtrado por el proveedor de correo electrónico, no ser entregado si la cuenta de correo electrónico está llena.

Recuerda: ¡¡¡Obten primero la autorización del cliente!!!

No cambies la fecha ni la hora de la reserva sin la aprobación previa del cliente.
Si realizas cambios sin informarles, podrían pasar por alto la actualización y asumir que la fecha de reserva original sigue siendo válida.

 
 

Cancelar una Reserva Confirmada

Aunque hayas confirmado una reserva, puede ocurrir que tengas que cancelarla por motivos de fuerza mayor. Para ello, abre una reserva ya confirmada y haz clic en el botón "Cancelar".

Para ser lo más cortés posible, debes ponerte en contacto con el cliente por teléfono o por mensaje de texto/whatsapp para informarle de la cancelación en persona, sobre todo si se cancela unas horas o días antes de la propia fecha de la reserva.

La cancelación de una reserva confirmada puede provocar una bajada en el ranking de la experiencia.
Si las cancelaciones ocurren raramente, el impacto es limitado o nulo, pero las cancelaciones frecuentes pueden tener un impacto enorme.

Para evitarlo, lea la guía sobre como gestionar el calendario para evitar reservas cuando no estés disponible.

Gestionar solicitudes de devolución personalizadas

A veces, los clientes pueden querer solicitar un reembolso por razones válidas incluso después de que haya pasado el periodo de cancelación gratuita. Estas razones pueden ser:

  1. Antes de la experiencia: problemas familiares, accidentes de coche, problemas logísticos, enfermedad


  2. Después de la experiencia: mala calidad de la experiencia, olvido de la reserva por su parte, la experiencia reservada no era la proporcionada...

Para reducir al mínimo las llamadas telefónicas, los correos electrónicos y las largas interacciones entre usted, el cliente, y nuestro equipo de asistencia, hemos desarrollado una solución técnica. Esto permite a los clientes presentar una solicitud de reembolso justificada, incluso si saben que técnicamente no cumplen los requisitos. Usted puede aceptar o rechazar estas solicitudes sin penalización alguna.

Cómo funciona:

  1. Los clientes pueden presentar una solicitud de reembolso justificada una vez que su reserva esté confirmada pero haya expirado el periodo de cancelación gratuita, o después de que la reserva esté marcada como "completada".

  2. Recibirás una notificación por correo electrónico y podrá ver la solicitud de reembolso junto con la explicación del cliente en la ventana de reserva.

  3. A continuación, directamente en la ventanilla de detalles de la reserva, puedes:

    1. Aceptar la solicitud de devolución: La reserva se marcará como "Cancelada por el cliente" y Winedering tramitará el reembolso íntegro. No será necesaria ninguna otra acción por tu parte.

    2. Rechazar la solicitud: El cliente será notificado por correo electrónico. Tiene derecho a rechazar la solicitud de reembolso sin penalización alguna..

      1. Si no responde en un plazo de 72 horas, la solicitud de devolución se rechazará automáticamente.

Este sistema garantiza un proceso ágil para gestionar las solicitudes de reembolso personalizadas, ahorrando tiempo y esfuerzo a todas las partes implicadas.