Gestion des réservations pour les fournisseurs

Tutoriel sur la façon de gérer les réservations à partir du panneau de contrôle de Winedering

Liste de toutes les réservations Voir les détails de la réservation Confirmer ou rejeter une réservation Mise à jour de la date/de l'heure de réservation Annuler une réservation confirmée Gérer les demandes de remboursement personnalisées

Liste de toutes les réservations

La liste des réservations s'affiche automatiquement lorsque vous cliquez sur le bouton "Panneau de configuration" dans le menu supérieur.

Pour voir toutes les réservations de toute façon, il suffit de s'enregistrer, cliquer sur "Panneau de contrôle" dans la barre de menu en haut et entrez dans la section "Réservations" dans l'"Espace fournisseurs".

Statut de réservation

Chaque réservation peut avoir un statut spécifique :

  1. Attente de la confirmation du fournisseur : il s'agit du statut le plus important pour vous, car il signifie que la réservation est en attente d'une confirmation ou d'un rejet urgent de votre part.

  2. Annulé par le client : ce statut signifie qu'une réservation déjà confirmée par le client (et peut-être par vous aussi) a été annulée par le client.

  3. Confirmé : ce statut signifie que la réservation a été confirmée par vous et le client.

  4. Effectué : ce statut signifie que la réservation a été effectuée avec succès.

Vous pouvez filtrer les réservations par condition, nom du client ou code.

 
 

Voir les détails de la réservation

Pour voir les détails d'une réservation, il suffit de suivre les instructions ci-dessus pour accéder à la liste des réservations et de cliquer sur le lien dans la première colonne de chaque ligne, qui rapporte le code de la réservation et le texte "ouvert".

Confirmer ou rejeter une réservation

Pour confirmer ou rejeter une réservation, vous devez tout d'abord suivre les instructions ci-dessus pour ouvrir la page des détails d'une réservation spécifique. Une fois ouverte, vous disposez de 3 boutons sur la gauche :

  1. Confirmer

  2. Rejeter

  3. Modifier la date/heure de réservation (instructions sur un paragraphe à part)

Si vous cliquez sur confirmer, vous confirmez la réservation instantanément et le client reçoit une notification par email. A ce moment, Winedering prélève le montant total de la réservation sur la carte de crédit du client, de sorte que le client n'aura rien à vous payer directement.   (Cliquez ici pour vérifier comment et quand vous recevrez le montant net)
Si vous cliquez sur rejeter, vous refusez la réservation instantanément et le client reçoit une notification par email. Nous supprimerons automatiquement l'autorisation de paiement sur la carte de crédit du client.

Faites attention:

  1. Le rejet d'une réservation a un impact considérable sur la qualité de votre compte et sur le classement/la visibilité de vos expériences sur winedering.com.

  2. Vous pouvez appeler ou envoyer un SMS au client pour lui demander de changer de date/heure avant de rejeter une réservation.

Ci-dessous vous trouverez deux vidéos qui montrent comment confirmer ou rejeter une réservation

 
 
 
 


Mise à jour de la date/de l'heure de réservation

Attention : contactez d'abord le client pour convenir d'une nouvelle date et obtenir une autorisation !

Avant de mettre à jour la date et/ou l'heure d'une réservation, VOUS DEVEZ OBTENIR L'AUTORISATION DU CLIENT!

Vous pouvez modifier la date et/ou l'heure de la réservation. Regardez cette vidéo pour savoir comment mettre à jour la date et l'heure de la réservation après avoir obtenu l'autorisation du client.

Winedering enverra un e-mail au client immédiatement après le traitement de la demande. Cependant, nous ne pouvons pas garantir que l'e-mail sera reçu par le client en raison de circonstances indépendantes de notre volonté, telles que : atterrir dans le dossier spam ou courrier indésirable, être envoyé à une adresse e-mail incorrecte, être bloqué ou filtré par le fournisseur de messagerie, ne pas être livré si le compte e-mail est plein.

Rappel : Obtenez d'abord une autorisation !

Ne modifiez pas la date ou l'heure de la réservation sans l'accord préalable du client. 
Si vous effectuez des changements sans les informer, ils risquent de ne pas voir la mise à jour et de supposer que la date de réservation initiale est toujours valable.

 
 

Annuler une réservation confirmée

Même si vous avez confirmé une réservation, il vous peut arriver de devoir l'annuler à cause de force majeure. Afin de le faire, ouvrez une réservation déjà confirmée et cliquez sur le bouton "Annuler".

Pour être le plus courtois possible, vous devez contacter le client par téléphone ou par texto/whatsapp pour l'informer de l'annulation en personne, en particulier si vous annulez quelques heures ou quelques jours avant la date de réservation elle-même.

L'annulation d'une réservation confirmée peut entraîner une chute dans le classement de l'expérience.
Si les annulations se produisent rarement, l'impact est limité ou nul, mais les annulations fréquentes peuvent avoir un impact énorme.

Pour éviter cela, veuillez lire le guide sur comment gérer votre calendrier afin d'éviter les réservations lorsque vous n'êtes pas disponible.

Gérer les demandes de remboursement personnalisées

Parfois, les clients peuvent vouloir demander un remboursement pour des raisons valables même après la fin de la période d'annulation gratuite. Ces raisons peuvent inclure :

  1. Avant l'expérience : problèmes familiaux, accidents de voiture, problèmes logistiques, maladie

  2. Après l'expérience : mauvaise qualité de l'expérience, réservation oubliée par vous, l'expérience réservée n'était pas celle fournie...

Afin de réduire les appels téléphoniques, les e-mails et les longues interactions entre vous, le client, et notre équipe d'assistance, nous avons mis au point une solution technique. Celle-ci permet aux clients de soumettre une demande de remboursement justifiée, même s'ils savent qu'ils ne sont techniquement pas éligibles. Vous pouvez alors accepter ou rejeter ces demandes sans aucune pénalité.

Comment cela fonctionne :

  1. Les clients peuvent soumettre une demande de remboursement justifiée une fois que leur réservation est confirmée mais que la période d'annulation gratuite a expiré, ou après que la réservation a été marquée comme "terminée".

  2. Vous recevrez une notification par e-mail et pourrez visualiser la demande de remboursement ainsi que l'explication du client dans la fenêtre de réservation.

  3. Ensuite, directement en ligne dans la fenêtre des détails de la réservation, vous pouvez :

    1. Accepter la demande : La réservation sera marquée comme "annulée par le client" et Winedering procédera au remboursement intégral. Aucune autre action n'est nécessaire de votre part.

    2. Rejeter la demande : Le client sera informé par e-mail. Vous avez le droit de rejeter la demande de remboursement sans aucune pénalité.

      1. Si vous ne répondez pas dans les 72 heures, la demande de remboursement sera automatiquement rejetée.

Ce système garantit un processus rationalisé de traitement des demandes de remboursement personnalisées, ce qui permet à toutes les parties concernées de gagner du temps et d'économiser des efforts.